Když přijdeme za novým zákazníkem, často slyšíme podobnou větu: „Víme, že to potřebujeme změnit, ale bojíme se, co nás čeká."

Je to pochopitelné. Implementace nového systému zní jako velký projekt – příprava dat, školení lidí, komunikace s managementem. Riziko, které taková změna přináší.

Realita? Většina našich zákazníků má systém plně funkční do 14 dní. Samozřejmě záleží na počtu zaměstnanců a složitosti evidence docházky.

Není potřeba mít ani strach z toho, že dnes používáme nějaký stávající účetní systém. V Alvenu dokážeme připravit report („most“) mezi výstupy z docházky a tím, co je potřeba pro mzdové účetnictví.

Kde to může drhnout?

Ta spousta naimplementovaných zákazníků nám dala docela jasný obrázek. Technické nastavení se ve většině případů podaří rychle a spolehlivě vyřešit. Co je ale potřeba pohlídat a myslet na to, je stránka lidská a procesní.

Když celé ty roky víme přesně, jak si vše zapisujeme a otevíráme stále ten jeden soubor, můžeme se změny nového systému bát. Ne snad, že bychom na to neměli znalosti, ale proto, že se změnou přichází nejistota.

Vedení chce výsledky rychle, ale nemá čas řešit přechod. A mzdová účetní potřebuje mít jistotu, že export do jejího systému bude fungovat přesně tak, jak má.

Jak implementaci nejlépe připravit

Každá implementace je trochu jiná, ale dokážeme si eliminovat většinu problémů tím, že se přidržíme jednoduchých zásad, které máme v Alvenu ověřené praxí.

1. Analýza požadavků – Nejdůležitější krok, který firmy nejčastěji podceňují. Ještě před výběrem systému si odpovězte: Jaké typy pracovní doby firma má? Kolik poboček? Jak složité jsou směny? Jak probíhá schvalování dovolených? Co bychom na to všem chtěli změnit? Tato analýza není složitá, ale ušetří desítky hodin práce později.
   
   
2. Audit procesů – Žádný strach, že musíte volat auditorskou firmu. Stačí, když si projdete stávající způsob evidence a pojmenujte, co nefunguje. Kde vznikají chyby? Co padá na ramena personalistky, a přitom by šlo automatizovat? Zákazník, který si toto udělá poctivě, ví přesně, co od nového systému chce a implementace pak jde výrazně rychleji.
   
   
3. Příprava dat – Zaměstnanci, pracovní místa, pravidla pro výpočet přesčasů, napojení na mzdový systém. Data lze do Alvena importovat a eliminovat tím ruční práci. Čím čistší data firma připraví, tím hladší přechod má.
   
   
4. Interní komunikace – Tohle firmy podceňují nejčastěji. Zaměstnanci musí vědět, proč systém přichází a co pro ně osobně znamená. Zaměřte se na přínosy. Mobilní aplikace, přehled vlastní docházky, kdy mám jít na směnu, kolik mi zbývá dovolené a žádost o dovolenou odkudkoliv, elektronické podpisy. To jsou věci, které lidi v praxi ocení. Bez dobré komunikace dovnitř firmy se i skvělý systém zavádí zbytečně těžko.
   
   
5. Adaptační fáze – Počítejte s tím, že první měsíc budou otázky. Naplánujte si čas na školení, sbírejte zpětnou vazbu a mějte po ruce podporu dodavatele. Je možné první uzávěrku mezd zpracovat paralelně. Starým i novým způsobem, aby mzdová účetní měla jistotu, že čísla sedí.

Jeden postřeh na závěr

Digitalizace HR není o tom mít nejdokonalejší systém na světě, takový ani neexistuje. Je o tom odbourat zbytečnou práci, která lidi frustruje a nepřináší žádnou hodnotu. Personalista, který místo 8 hodin přípravy mezd stráví 30 minut a zbytek dne může řešit lidi – to je výsledek, který má smysl.

Nástroj je jenom nástroj. Záleží na tom, jestli ho využijete tak, aby opravdu sloužil Vám a Vašim lidem.

Pokud se chcete o úspěšné implementaci přestat jen bavit a konečně ji zažít v praxi vaší firmy, přijďte si poslechnout tohle téma na třetí ročník konference Nové začátky.

Autor: Pavel Šumpík, Alveno s.r.o.